Stamping kontrak kerja dan surat tawaran: RM10, majikan yang bayar

Mengapa perjanjian kerja tiba-tiba perlu disetemkan

Kewajipan ini bukan baharu. Subseksyen 4(1) Akta Setem 1949 menghendaki semua surat cara dalam Jadual Pertama disetemkan, dan perjanjian penggajian ialah surat cara yang mewujudkan hubungan majikan dan pekerja. Yang baharu ialah penguatkuasaannya. Rangka Kerja Audit Duti Setem dikeluarkan pada 1 Januari 2025, dan audit di seluruh negara mendapati perjanjian penggajian antara majikan dan pekerja yang tidak disetemkan sebagai penemuan utama. Kenyataan media LHDN pada 6 Jun 2025 menyebut jumlah dokumen yang terlibat adalah tinggi dan isu ini penemuan audit baharu, lalu Kementerian Kewangan memberi kelonggaran bertahap.

Tiga tempoh, tiga layanan

Perjanjian yang dikecualikan tetap boleh dikemukakan kepada LHDN untuk taksiran dan pengindorsan bagi mendapatkan sijil pengecualian; tiada fi dikenakan untuk pengindorsan itu. Kompilasi soalan jawab LHDN pada Oktober 2025 menegaskan bahawa semua surat cara yang dikenakan duti, termasuk yang dikecualikan, perlu dikemukakan untuk penyeteman, dan hanya perjanjian penggajian sahaja yang mendapat pengecualian ini.

Majikan yang terlepas tarikh 31 Disember 2025 untuk perjanjian 2025 masih ada laluan. Program Khas Pengakuan Sukarela Duti Setem 2026 mengecualikan penalti bagi semua surat cara yang ditandatangani dari 1 Januari 2023 hingga 31 Disember 2025, dengan syarat penyeteman dan bayaran duti dibuat antara 1 Januari dan 31 Disember 2026. Pengecualian itu automatik: penalti dipaparkan pada BNDS tetapi dihapuskan semasa bayaran. Butirannya ada dalam panduan tentang penalti lewat stamping.

Dokumen yang dikira perjanjian pekerjaan

LHDN menaksir mengikut isi kandungan, bukan tajuk. Ciri-ciri yang lazimnya menunjukkan hubungan majikan dan pekerja ialah pihak yang dikenali sebagai majikan dan pekerja, gaji atau upah berkala, waktu dan tempat kerja yang ditetapkan, pematuhan kepada peraturan majikan, faedah seperti KWSP, PERKESO dan cuti tahunan, kerja di bawah arahan dan kawalan majikan, serta larangan bekerja dengan pihak ketiga tanpa kebenaran. Soalan lazim rasmi bertarikh 3 Julai 2025 menjawab beberapa situasi khusus:

• Surat tawaran yang menetapkan syarat perkhidmatan dan ditandatangani kedua-dua pihak ialah kontrak penggajian jika ia satu-satunya dokumen yang mengikat.
• Pelatih yang hanya menerima elaun, contohnya latihan amali tiga hingga enam bulan, tetap tertakluk jika surat tawaran membuktikan hubungan majikan dan pekerja itu.
• Kontrak sementara, jangka pendek, sambilan dan pekerja kontrak semuanya perlu disetemkan.
• Pembaharuan: setiap perjanjian baharu ialah surat cara berasingan.
• Adendum seperti dasar penggunaan teknologi maklumat atau surat penjelasan faedah yang ditandatangani kedua-dua pihak ialah perjanjian mengikat dan dikenakan duti. Tawaran belajar dengan tajaan majikan dikenakan duti di bawah subbutiran 22(4).
• Pekerja warga asing: perjanjian mereka turut perlu disetemkan.
• Pekerja yang kembali bekerja selepas bersara: perjanjian baharu perlu disetemkan tanpa mengira usia.

Jika kandungan dokumen tidak menunjukkan hubungan majikan dan pekerja, ia mungkin kontrak perkhidmatan yang tertakluk kepada butiran 22(1)(a), dengan kadar yang berbeza. Perjanjian dalam bahasa selain Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris perlu diterjemahkan baris demi baris dalam dokumen yang sama oleh penterjemah bertauliah.

Siapa yang bayar

Butiran 1 Jadual Ketiga menetapkan bahawa bagi perjanjian di bawah butiran 4, orang yang kena membayar ialah orang yang mula-mula menandatangani surat cara itu. Lazimnya majikan menandatangani surat tawaran terlebih dahulu, jadi majikan yang bertanggungjawab. LHDN mengulangi jawapan ini apabila ditanya sama ada majikan boleh meminta pekerja baharu membayar RM10 terlebih dahulu: tanggungjawab tetap pada majikan.

Duti RM10 ialah bagi setiap salinan asal. Salinan pendua di bawah seksyen 12 dikenakan RM10 juga, dengan syarat salinan asal telah disetemkan dengan sempurna. Majikan yang menyediakan dua naskhah asal, satu untuk fail syarikat dan satu untuk pekerja, membayar RM20 untuk perjanjian itu.

Cara stamping dalam e-Duti Setem

Perjanjian penggajian termasuk dalam Fasa 1 Sistem Taksir Sendiri, kategori Penyeteman Am, jadi duti dikira serta-merta tanpa menunggu notis daripada pegawai. Panduan cara stamping LHDN online menunjukkan setiap skrin; ringkasan bagi majikan:

1. Peranan syarikat

   Majikan berdaftar dengan SSM perlu memohon peranan Firma/Agensi/Syarikat Berdaftar melalui menu Duti Setem, Daftar ID Pengguna. Peranan Individu hanya boleh digunakan untuk perjanjian yang menamakan pengguna itu sendiri sebagai pihak.

2. Penyeteman Am

   Di Borang Permohonan, Penyeteman, pilih Penyeteman Am, Pejabat Setem Negeri dan tarikh kontrak ditandatangani.

3. Nama surat cara

   Isi nama surat cara, contohnya Perjanjian Pekerjaan atau Employment Contract, dan simpan.

4. Bahagian A dan B

   Masukkan majikan sebagai Pihak Pertama dan pekerja sebagai Pihak Kedua, kemudian jumlah bayaran, maklumat surat cara dan bilangan salinan.

5. Hantar, bayar, cetak

   Semak rumusan pengiraan, muat naik kontrak yang lengkap, buat perakuan, hantar BNDS, bayar dalam 30 hari dan cetak Sijil Setem untuk dikepilkan pada kontrak.

Majikan dengan ramai pekerja boleh memohon penyeteman berkelompok. Permohonan dibuat melalui Borang Maklum Balas Pelanggan di portal HASiL, dan LHDN membekalkan manual serta spesifikasi fail XML untuk muat naik berkelompok.

Jika perjanjian tidak disetemkan

Perjanjian yang tidak disetemkan dengan sewajarnya tidak boleh diterima sebagai keterangan di mahkamah di bawah seksyen 52, perkara yang penting apabila berlaku pertikaian pemecatan atau tuntutan gaji. Seksyen 63 membenarkan denda ke atas orang yang menyempurnakan surat cara tanpa disetemkan. Bagi kelewatan, penalti seksyen 47A ialah RM50 atau 10% daripada duti, yang mana lebih tinggi, jika disetemkan dalam 3 bulan selepas tamat tempoh 30 hari, dan RM100 atau 20% selepas itu. Oleh sebab dutinya hanya RM10, penalti minimum RM50 atau RM100 jauh melebihi duti itu sendiri. Setiap dokumen yang lewat membawa penaltinya sendiri, jadi 50 perjanjian yang lewat lebih tiga bulan bermakna RM5,000 penalti ke atas duti RM500.

Selepas bayaran, kepilkan Sijil Setem pada setiap perjanjian dan simpan selama tujuh tahun. Sijil hanya boleh dicetak sekali di portal, jadi simpan PDFnya; sijil yang hilang dijana semula melalui Borang Maklum Balas Pelanggan atau Pejabat Setem.

Soalan lazim